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企业邮件内容注意篇

发表时间:2017-07-10 14:10 来源:双翼软件官网 浏览:

企业邮件代表着企业的形象,所以在邮件内容这部分非常重要,邮件文本格式要有一定的规格,邮件内容要有合理的布局。

完整的电子邮件内容需要具备这些!

包括:收件人邮件地址(也即是抄送人邮件地址)、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名以及邮件字体。这些一定要全文统一。关于字体大小最好保持在10-12号,不要太大也不要太小,这样看着比较好看。颜色当然是黑色最好了,一些重点处需要加粗。最好使用公司统一的信纸版式格式,个人签名档需要包含内容、姓名、所在部门、岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等通信方式。如果在工作上需要外部联系,应该增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站和个人手机号码、MSN号码等等。邮件语言文字一定要规范,语言表述要清楚和简练,决不能有歧义,要规范用语,保证少用口头用语,结构清晰、段落分明。

邮件的主题内容务必清楚明确!

要做到简明扼要、文字尽量简练,使收件人一看明白邮件所说为何,决不能有任何的歧义。邮件发送方面,邮件内容需注意保密,要明确收件人的范围,不要遗漏需要发送的人,尽量不要发给无关人员。务必搞清楚主送人和抄送人,避免两者分不开而造成发送混乱。主送人为知悉该邮件内容的当事人,抄送人为有必要了解该邮件内容的人员,在转发邮件的时侯,要要注意内容的保密性。检查原始邮件内容,确定好的需要引用的一些内容,做到连续的回复和转发邮件。这个要重新整理明确邮件的内容,在回复群发邮件的时候,只需回复给发件人等少数几人就可以了,不要在群里面发回复。

要考虑到邮件优先级问题!

如果邮件内容实在重要紧急的时候使用优先级是非常有必要的。但最好不要频繁使用邮件优先级发送邮件内容。还有一些其他注意事项,不可在公司里发布一些政治、色情、宗教相关的邮件,这个大家都是知道的,后果很严重的.

邮件宽度和高度的一些介绍!

关于邮件的标准宽度应该为575像素,最宽不得超过778像素。邮件的高度方面,邮件的高度没有什么具体的要求,以内容的多少而定。我们建议页面高度不宜过长而影响我们浏览,最好不要超过1200像素,即2.5屏。邮件大小方面的介绍。关于邮件的大小这个最好控制在10k之内,如果带有图片可以控制在30K-120K之内,如果有flash或流媒体格式文件最好保持在50K-250K以内。关于其他方面。因为邮件中不支持任何脚本语言,所以禁止使用脚本。对于设计方面的一些建议:不要搞太大太多的照片,否则会影响服务器的速度和用户方面的浏览!

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