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写办公邮件的注意事项

发表时间:2019-11-27 22:08 来源:双翼邮件群发软件官网 浏览:

一封邮件可以承载很多信息。从邮件中能够了解到与个人能力相关的个人的理解力,分析力,决定能力,影响力,逻辑思维,条理性,也能了解一个人的语言水平,个人审美,性格气质,礼貌礼仪等方面。因此,写好一封好的办公邮件能够很好的体现自己各方面的能力,为自己加分。
  在写办公邮件时,首先字体的颜色尽量不要使用超过三种,不宜使用过于鲜艳的颜色,如大红,翠绿,亮黄色等。不要在改变颜色的同时改变字体,比如加粗,下划线,改变字体大小等。要根据需要表达的不同意思分段,每段不宜过长,不超过4行,如果段落超过3个,并且每段内容仍有有层次,应用并列加标号分别标出。发送时不应发送给无关的人,当出现公司内部矛盾需要内部解决时,不应发给公司外部人员,需要时应该分为两份邮件分别发出;当出现对部门人员的投诉时,不应抄送其他部门人员;当出现需要对外部门人员投诉时,应采取问题逐步升级的方法,并用客观的方式沟通,对方平级给信息到对方经理,确认对方知道此事,或者升级到本部门经理,再由上级之间直接沟通解决。邮件责任方出现多方时,应分开邮件,不同时抄送公司内外部,上下多个级别。邮件的主题要能体现邮件主旨,称呼要得体。当邮件内容有多个意图或信息量较大,应用一句话说明邮件,即便是转发邮件,也应简略做出总结,摘要帮助收件人大致确定邮件信息。同时,邮件正文内容要言简意赅,有针对性,应展示积极,正面,负责的态度。对外邮件应当使用相对完整的签名,包括所有基本信息,例如姓名,职位,所在公司,联系方式;对内部比较熟悉的人可使用相对简洁的签名。

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