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电子邮件的回复技巧

发表时间:2019-11-23 19:21 来源:双翼邮件群发软件官网 浏览:

当我们收到邮件时,有些邮件只需要我们浏览其中的信息就可以了,不需要我们回复;有些邮件则需要我们在浏览信息后做出回复。因此,我们可以掌握一些必要的,有用的回复技巧。
  回复邮件我们需要遵守3C原则,即Clearness(清楚),Conciseness(简洁),Courtesy(礼貌)。首先,及时回复邮件。如果正在出差或休假,应该设定自动回复功能。在回复邮件时要进行针对性回复,要清楚明了。不要就同一个问题多次进行回复讨论,同一个问题交流回复了三次及以上,只能说明交流不流畅或无效,应采用电话沟通或其他交流方式。在回复时,要区分“回复”和“回复全部”,“回复”只是回复发件人,“回复全部”除了回复发件人外,还会回复给邮件中的其他收件人与抄送人。例如:假设发送人是X,收件人为A、B、C,假设你就是是收件人A,抄送人是D和E。当你点击回复后,邮件会回复给收件人X,不会回复给其他收件人;当你点击回复全部后,邮件会回复给收件人X、B、C和抄送人D、E。如果不是必要让所有人知道回复内容,尽量不选择使用全部回复功能。另外,想回复对发的邮件,就不要创建一封新邮件,因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联。注意不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

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